tel: (33) 875-79-00, 875-79-12, fax: (33) 874-15-52

Sekretariat Starosty – (33) 875-79-00, fax: (33) 874-15-52
Dziennik Podawczy ul. Kościelna 5b – (33) 875-79-64

Sekretariat Wicestarosty – (33) 875-79-00, fax: (33) 874-15-52
Dziennik Podawczy ul. Kościelna 5b – (33) 875-79-64

Godziny pracy:

• poniedziałek  8^.00-16.⁰⁰
• wtorek – piątek 7.⁰⁰-15.⁰⁰

ZADANIA WydziałU OrganizacyjnEGO

• Wydział prowadzi sprawy organizacji i funkcjonowania starostwa, zapewnia warunki techniczne, administruje obiektami, gospodaruje nieruchomościami powiatowymi nie oddanymi w trwały zarząd, a także odpowiada za konserwację sprzętu i wyposażenia technicznego oraz prowadzi sprawy zaopatrzenia i transportu. Ponadto wydział prowadzi sprawy kadrowe i informatyczne. Wydziałem kieruje naczelnik.

Do zadań wydziału należy w szczególności:

• w zakresie organizacji wewnętrznej starostwa
  1) prowadzenie sekretariatu Starostwa,
  2) prowadzenie dziennika podawczego przy ul. Kościelnej 5b,
  3) obsługa kancelaryjna, w tym ewidencjonowanie przyjmowanej i wysyłanej korespondencji oraz zapewnienie prawidłowego obiegu korespondencji,
  4) wysyłanie korespondencji pocztą oraz koordynacja roznoszonej korespondencji przez gońca,
  5) prowadzenie korespondencji okolicznościowej,
  6) przygotowywanie materiałów i obsługa posiedzeń zarządu w tym protokołowanie przebiegu posiedzeń,
  7) obsługa kancelaryjno – biurowa zarządu,
  8) prowadzenie rejestrów uchwał zarządu,
  9) koordynowanie prac związanych z realizacją aktów prawnych zarządu, przekazywanie uchwał zarządu właściwym komórkom starostwa, jednostkom organizacyjnym i innym instytucjom,
  10) sporządzanie zbiorczych informacji z prac zarządu,
• w zakresie funkcjonowania starostwa
  11) opracowywanie i realizowanie planów finansowych do budżetu starostwa w części dotyczącej materiałów biurowych i eksploatacyjnych dotyczących utrzymania ciągłości pracy starostwa,
  12) gospodarowanie środkami rzeczowymi oraz zabezpieczenie mienia starostwa,
  13) prowadzenie rejestru faktur związanych z zakupami,
  14) prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem materiałowo – technicznym oraz konserwacją wyposażenia starostwa,
  15) załatwianie całokształtu spraw związanych z pieczęciami urzędowymi, nagłówkami i tablicami,
  16) prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem mienia powiatu,
  17) naliczanie opłat za wprowadzanie substancji zanieczyszczających do środowiska,
  18) sporządzanie zamówień na zakup potrzebnych materiałów i urządzeń,
  19) Współpraca ze stałą komisją ds. likwidacji majątku ruchomego w Starostwie powiatowym w Suchej Beskidzkiej,
  20) prowadzenie Biura Rzeczy Znalezionych:
  a) przyjmowanie przedmiotów znalezionych do depozytu biura oraz prowadzenie magazynu tych rzeczy,
  b) prowadzenie ewidencji przedmiotów znalezionych
  c) współpraca z policją, sądem, prokuraturą w sprawie rzeczy znalezionych
  d) likwidacja niepodjętych depozytów i nieodebranych rzeczy,
  21) prowadzenie ewidencji obwieszczeń i ogłoszeń urzędowych oraz tablic ogłoszeń starostwa,
  22) koordynacja pracy pracowników pomocniczych i obsługi,
  23) prowadzenie rejestru osób pozostających w budynkach po godzinach pracy urzędu,
  24) przeprowadzanie remontów bieżących,
  25) zabezpieczenie informacji wizualnej dla interesantów, łączności telefonicznej, faxowej, dostępu do internetu oraz zabezpieczenie i konserwacja instalacji alarmowej i monitoringu,
  26) przygotowywanie i organizacja urzędowych spotkań, narad, sesji rady.
• w zakresie obsługi transportowej
  27) utrzymywanie i obsługa samochodów służbowych dla potrzeb starosty i starostwa,
  28) prowadzenie pełnej dokumentacji związanej z eksploatacją i obsługą posiadanych przez starostwo środków transportu samochodowego, w tym:
  a) rozliczanie kart drogowych i paliwa
  b) ubezpieczenia pojazdów
  c) serwisowania i napraw,
  29) prowadzenie ewidencji zamówień na wyjazdy samochodami służbowymi,
  30) prowadzenie ewidencji oraz wydawanie zezwoleń na prowadzenie samochodu,
  31) przygotowywanie umów na używanie samochodów prywatnych do celów służbowych,
  32) kontrola i nadzór właściwego wykorzystania własnych środków transportu,
• w zakresie informatyki
  33) administrowanie komputerami i siecią komputerową,
  34) usuwanie w miarę możliwości awarii sieci i urządzeń komputerowych oraz oprogramowania komputerowego,
  35) instruowanie i szkolenie pracowników w zakresie obsługi komputerów i zainstalowanego oprogramowania,
  36) wykonywanie czynności związanych z bieżącym umieszczaniem i aktualizacją informacji na stronie internetowej Starostwa Powiatowego w Suchej Beskidzkiej,
  37) opiniowanie wniosków o zakup nowego sprzętu komputerowego,
  38) dokonywanie zakupu sprzętu i oprogramowania komputerowego według potrzeb,
  39) realizacja projektów związanych z elektronicznym usprawnianiem funkcjonowania starostwa i obsługi interesantów,
  40) prowadzenie ewidencji osób posiadających podpis kwalifikowany i dokonywanie czynności w zakresie odnowień podpisu,
  41) obsługa central telefonicznych w starostwie powiatowym,
  42) opracowanie i realizacja planów finansowych dotyczących informatyzacji w starostwie,
  43) współdziałanie z wydziałem zamówień publicznych, rozwoju i dróg w realizacji inwestycji w zakresie infrastruktury informatycznej,
  44) zabezpieczenie ciągłości funkcjonowania infrastruktury informatycznej,
  45) zabezpieczenie przestrzegania prawa autorskiego i ochrony danych osobowych przy używaniu oprogramowania informatycznego w starostwie,
  46) prowadzenie ewidencji zainstalowanych oprogramowań w wydziałach,
  47) prowadzenie ewidencji sprzętu komputerowego zainstalowanego w wydziałach,
  48) wdrażanie postępu technicznego w informatyzacji starostwa,
• w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi
  49) prowadzenie akt i spraw osobowych pracowników starostwa i kierowników jednostek organizacyjnych z wyłączeniem dyrektorów szkół i placówek oświatowych,
  50) prowadzenie i dokumentowanie spraw dotyczących nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, przebiegu pracy, rent, emerytur, jubileuszy oraz odznaczeń,
  51) wystawianie zaświadczeń o zatrudnieniu, legitymacji służbowych oraz prowadzenia stosownych ewidencji,
  52) kierowanie pracowników starostwa na badania lekarskie,
  53) koordynowanie szkoleń, dokształcania zawodowego pracowników starostwa, prowadzenie dokumentacji szkoleniowej w tym arkuszy indywidualnej oceny szkoleń zgodnie z zasadami organizowania i realizacji szkoleń w starostwie powiatowym,
  54) przygotowywanie projektu planów urlopów wypoczynkowych pracowników starostwa, prowadzenie list obecności, kart urlopowych, miesięcznych i rocznych kart ewidencji obecności w pracy pracowników starostwa,
  55) współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy w Suchej Beskidzkiej w zakresie realizacji staży oraz prac interwencyjnch,
  56) sporządzanie sprawozdań statystycznych,
  57) sprawowanie opieki i nadzoru oraz kierowanie przebiegiem praktyk uczniów szkół ponadgimnazjalnych i studentów,
  58) prowadzenie spraw związanych z rekrutacją na wolne stanowiska urzędnicze w tym kierownicze oraz na wolne stanowiska kierowników jednostek organizacyjnych, za wyjątkiem dyrektorów szkół i placówek oświatowych,
  59) przygotowywanie projektu planu finansowego w zakresie badań lekarskich, delegacji służbowych w tym ryczałtów, szkoleń, odpraw rentowych i odpraw emerytalnych,
  60) koordynowanie służby przygotowawczej nowozatrudnionych pracowników, w tym prowadzenie niezbędnej dokumentacji,
  61) prowadzenie zakładowej działalności socjalnej wynikającej z ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych,
  62) przyjmowanie oświadczeń o prowadzeniu działalności gospodarczej przez pracowników starostwa,
  63) naliczanie ekwiwalentu za używanie odzieży roboczej oraz ich zakupu pracownikom uprawnionym do ich otrzymania,
  64) naliczanie i zakup posiłków regeneracyjnych w sezonie zimowym pracownikowi na stanowisku gońca,
•  w zakresie zarządu nieruchomościami
  65) protokolarne przejmowanie nieruchomości,
  66) administrowanie budynkami starostwa: przy ul. Kościelnej 5b, przy ul. Mickiewicza 19, oraz nieruchomościami lokalowymi powiatu nie przekazanymi w trwały zarząd jednostkom organizacyjnym oraz finansowanie kosztów ich utrzymania,
  67) opracowywanie i realizacja planów finansowych dotyczących utrzymania nieruchomości,
  68) wypełnianie deklaracji do naliczenia podatków od nieruchomości od budynków przy ul. Kościelnej 5b, Mickiewicza 19,
  69) współpraca z Wydziałem Zamówień Publicznych, Rozwoju i Dróg w zakresie prowadzenia inwestycji, remontów kapitalnych oraz konserwacji administrowanych budynków i lokali,
  70) dokonywanie okresowych przeglądów budynków i lokali-sporządzanie protokołów,
  71) podejmowanie niezbędnych przedsięwzięć dla prawidłowego utrzymania w dobrym stanie nieruchomości,
  72) kontrola przebiegu robót i usług prowadzonych w administrowanych nieruchomościach,
  73) zawiadamianie organów ścigania o uszkodzeniu budynku lub urządzeń lub kradzieży na szkodę powiatu,
  74) sporządzanie sprawozdań statystycznych,
  75) podejmowanie decyzji w sprawach usunięcia awarii w budynku lub urządzeniach wchodzących w skład nieruchomości,
  76) wykonywanie obowiązków wynikających z przepisów prawa budowlanego i ustawy o gospodarce nieruchomościami w zakresie dotyczącym gospodarowania nieruchomościami,
  77) współudział w ustalaniu i regulacji stanu prawnego nieruchomości,
  78) prowadzenie dokumentacji nieruchomości:
  a) prawnej (sporządzanie oraz bieżąca regulacja umów najmu lokali mieszkalnych i użytkowych, wprowadzanie w formie aneksów zmian dotyczących użytkowania lokali),
  b) technicznej (prowadzenie książki obiektu budowlanego, sporządzanie protokołów okresowych kontroli itp.),
  c) finansowej – naliczanie czynszów, wystawianie faktur VAT, sporządzanie rozliczeń okresowych,
  79) reprezentowanie powiatu w sprawach dotyczących wspólnot mieszkaniowych,
  80) opracowywanie propozycji wysokości opłat eksploatacyjnych i czynszów za najem pomieszczeń w budynkach powiatu,
  81) nadzór nad eksploatacją kotłowni gazowych przy ul. Kościelnej 5 b i ul. Mickiewicza 19.
  82) prowadzenie spraw w zakresie dostaw mediów i usługodawcami, które są niezbędne do właściwego funkcjonowania nieruchomości przyjmowanie wniosków od Najemców oraz nadawanie im stosownego biegu,
  83) opracowywanie zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład zasobu mieszkaniowego powiatu suskiego,
  84) dokonywanie wszelkich czynności ustanowionych pełnomocnictwem zarządu powiatu w stosunku do nieruchomości nie oddanych w trwały zarząd jednostkom organizacyjnym, a związanych z zapewnieniem właściwej gospodarki ekonomiczno-finansowej oraz zapewnieniem bezpieczeństwa użytkowania i właściwej eksploatacji, bieżącym administrowaniem i utrzymaniem w stanie niepogorszonym zgodnie z przeznaczeniem,
  85) współpraca przy tworzeniu planu gospodarowania zasobem powiatu.